BIENVENIDOS

Hola amigos les damos la bienvenida a nuestro Blog, esperando que le sea útil y nos ayudes a mejorarlo con tu comentario. A continuación le vamos a comentar de las Funciones Administrativas, Áreas de los Sistemas y Procesamientos, Principios y Objetivos de los Sistemas Administrativos.

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS 

Las funciones o áreas de actividad de la empresa cumplen el papel de indicar dónde se aplican los esfuerzos, en qué campos trabajar, además resuelve el problema de cómo hacer las cosas o las tareas en cada una de estas áreas para lograr los objetivos predeterminados.

Muchas de las funciones administrativas de una empresa están bajo la responsabilidad directa del gerente. De tal forma que debe de cuidar que cada uno de sus subordinados cumpla con las normas establecidas en la empresa y supervisadas por el mismo.

 Entre algunas de las funciones del administrador están: 

• • Plantear de manera clara y correcta los objetivos.
  • Hacer que se cumplan las normas y políticas de la empresa. 
  • Estar directamente relacionado con sus empleados.
  • Tratar de satisfacer las necesidades más elementales de cada uno de los obreros. 
  • Obtener con cada jornada de trabajo la mayor producción posible.
  • Cuidar la comunicación que fluye dentro de la empresa. 
  • Elaborar planes de trabajo que no rompan los ya establecidos. 
  • Proporcionar un ambiente de trabajo agradable a sus empleados.

Antes de especificar las cinco funciones importantes de la administración, es necesario señalar que existen dos fases generales, definitorias y características en este proceso administrativo:

1. Fase Mecánica: Se refiere a la estructuración o construcción de la organización hasta llegar a integrarla en su plenitud. Funciona ésta para el desarrollo.
2. Fase Dinámica: Es aquella donde la organización, totalmente estructurada, desarrolla de manera eficiente y ética las funciones operaciones en toda su variedad pero con una coordinada complejidad. Esto demuestra que el proceso administrativo es cíclico.

A continuación las funciones de la administración, considerando que una etapa no espera a la otra y que cada una origina un nuevo proceso circular, ininterrumpido e indivisible, dando inicio de un ciclo y término de otro.   

     

PLANEACIÓN ¿QUÉ VOY A HACER?

Constituye la primera función de la administración y consiste en determinar las metas u objetivos a cumplir. Los objetivos son de enorme importancia, pues le dan un sentido, una dirección una orientación a los esfuerzos aplicados, esta planeación eficaz se basa en hechos, datos e informaciones reales y estimados. Es la etapa básica de la administración y es esencial para cumplir las demás etapas del proceso administrativo.

Específicamente, esta etapa se desarrolla para determinar QUÉ vamos a hacer antes de realizarlo. Consiste en fijar el curso concreto de acción derivada de una etapa anterior llamada de previsión. Genera pronósticos y determina algo en un tiempo determinado.

ORGANIZACIÓN ¿CÓMO SE VA HACER?

Una vez definido el qué hacer, se plantea el problema de cómo hacer, qué elementos y condiciones son necesarias y cómo se deben combinar entre sí estos elementos para conseguir dichos resultados de modo eficiente. Esto depende de los objetivos que se desee alcanzar en el tiempo así, es preciso introducir cambios en la organización para adaptarla permanentemente a las metas.

La organización, se encarga de que su estructura se adecue hacia sus objetivos, recursos, procesos y medio ambiente. 

 

INTEGRACIÓN/EJECUCIÓN: ¿CON QUIÉN? y ¿CON QUÉ?

Consiste en obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan para el adecuado funcionamiento de un organismo social.

ETAPAS DE LA INTEGRACIÓN

a) Reclutamiento: Proceso de identificación y hacer llegar buenos candidatos a ocupar un puesto dentro de la organización.
b) Selección: Proceso para elegir dentro de los buenos candidatos al mejor.
c) Contratación: Derechos y obligaciones del trabajador y del patrón escrito dentro de un departamento específico.

d) Inducción: Dar orientación a la persona contratada respecto a la organización, su ambiente de trabajo, servicios, permitiendo una rápida adaptación del trabajador.

e) Capacitación: Proceso planeado tendiente a proporcionar y desarrollar las habilidades, conocimientos, actitudes y aptitudes para que el trabajador pueda desempeñar de la mejor manera posible las actividades que requiere su puesto.

f) Desarrollo: Actividad que permite elevar el nivel cultural del trabajador, aprovechando al máximo sus potencialidades y promoviendo su motivación permanente. 

 

DIRECCIÓN: VIGILAR QUE SE HAGA

Una vez definido el qué hacer y el cómo hacerlo y la función de administrar que se preocupa del hacer la llamamos dirección. Es la etapa de la administración destinada a procurar una ejecución eficiente de los planes de la empresa, mediante una cooperación entre subordinados y jefes. La dirección comprende las relaciones de trabajo en todos los niveles de la organización; esto es, a un mismo nivel, de niveles superiores a inferiores de la empresa, como de las relaciones de trabajo de las personas fuera de ella. La dirección se preocupa de armonizar las disfuncionalidades y por eso es importante la motivación.

Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador y su capacidad para tomar de decisiones.

CONTROL: EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN

Es la etapa del proceso administrativo destinada a comprobar el cumplimiento de los planes y corregir las posibles desviaciones de ellos. Se fundamenta en la existencia de la planificación, si no hay plan, no hay nada que controlar. El control es una verificación de lo realizado y esta verificación adquiere sentido cuando hay algo con qué controlarla o compartirla: ese algo es el plan, por tanto el control adecuado favorece las buenas relaciones humanas.

Es asegurarse que los objetivos se alcancen de acuerdo al plan establecido, con la posibilidad de ajustar esas normas y objetivos; en pocas palabras, medir y evaluar.

Funciones Administrativas

Funciones Administrativas o Gerenciales

---

ÁREAS DE LOS SISTEMAS Y PROCESAMIENTOS

Antes de entrar en materia con el tema de las áreas funcionales de la organización, es necesario introducirnos en el tema de la teoría clásica de la administración formulada por Henry Fayol. La teoría clásica de la administración surge en Francia en el año de 1916, la cual se difundió con gran rapidez por toda Europa.

Encontramos que Henry Fayol partiendo de un principio en el que afirma que la empresa puede ser dividida en funciones, plantea las siguientes áreas:

               I. Funciones Técnicas: las funciones técnicas empresariales están directamente ligados con la producción de bienes.

             II.  Funciones Comerciales: las funciones comerciales están asociados  con las actividades de compra, venta e intercambio de la empresa.

             III. Funciones Financieras: las funciones d carácter financiero son aquellas que implican la búsqueda y manejo de capital.

            IV.  Funciones de Seguridad: las funciones de seguridad son las velan por el bienestar de las personas que laboran en la organización y los       muebles y enseres con que cuenta la misma.

               V. Funciones Contables: las funciones contables controlan la parte que tiene que ver con los inventarios, costos,. Registros, balances y las estadísticas empresariales.

            VI. Funciones Administrativas: las funciones administrativas son aquellas que regulan y controlan las cinco funciones anteriores.

En la actualidad las funciones básicas de la empresa se denominan áreas de administración: las funciones administrativas reciben el nombre de administración general; las funciones técnicas se denominan áreas de producción, manufactura u operaciones; las funciones comerciales se llaman de ventas o de marketing; las funciones financieras se llaman áreas financieras que incluyen las antiguas funciones contables. Las funciones de seguridad pasaron a conformar un nivel inferior y finalmente surgió el área de recursos humanos.

  

 

ANTES	ACTUALIDAD
FUNCIONES TÉCNICAS	ÁREA DE PRODUCCIÓN
FUNCIONES COMERCIALES	ÁREA DE VENTAS O MARKETING
FUNCIONES FINANCIERAS Y CONTABLES	ÁREA DE FINANZAS
FUNCIONES DE SEGURIDAD	ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS	ÁREA ADMINISTRATIVA

PRINCIPIOS Y OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS Y PROCESAMIENTOS

Principios de los Sistemas:

El funcionamiento de los sistemas sigue una serie de principios que regulan su actuación para mantenerlos en condiciones de eficacia. Son los siguientes:

• Principio Del Auto Control: Todo sistema debe tener mecanismos autos regulables que aseguren su funcionamiento. Al diseñar un sistema administrativo deben considerarse los posibles errores y contar con mecanismos que los procesan y puedan realizar los ajustes para solucionar dichos problemas.

• Principio Del Determinismo: Todo hecho o fenómeno que actué en o a través de los sistemas de la empresa es el resultado de causas definidas o constatables, toda acción al interior de la empresa es constatable de manera que puede determinarse el origen y naturaleza de los actos que modifican la situación de la empresa.

• Principio De la Igualdad de Finalidad: El sistema puede alcanzar un objetivo a través de medio y acciones diferentes, la flexibilidad de la administración se encuentra presente en los sistemas administrativos ya que es la flexibilidad y la estabilidad la que da dirección al cumplimiento de un objetivo.

• Principio De Interacción o Coordinación: Todos los sistemas que integran la empresa están mutuamente relacionados entre sí.

• Principio Del Objetivo: Toda implantación de sistema debe estar dirigido a un propósito definido a alcanzar que deba favorecer al cumplimiento del objetivo de un plan general.

• Principio De Subsidiaridad o Jerarquía: Todo sistema se subordina a otro sistema del cual forma parte, ningún sistema es completo en sí mismo.

• Principio De Economía: Un buen sistema debe suministrar con prontitud el servicio requerido y al mismo costo, todo sistema debe por lo menos ahorrar el monto de dinero que cuesta.

• Principio De La Determinación De Responsabilidades: Debe acordarse la responsabilidad que el personal tendrá con respecto al diseño y participación de la ejecución de los sistemas.

• Principio De La Especialización: Los sistemas deben precisarse al grado de conocer los subsistemas que los componen de manera que sea fácil entenderlos, manejar su funcionamiento y ejercer control al llevarlos a cabo. Los sistemas administrativos deben especificar claramente al jefe que ejerza el mando.

• Principio De Difusión: Todos los planes y objetivos deben ser difundidos en toda la empresa.

• Principio De Tramo de control: Una persona no puede tener a su cargo a todos los subordinados es necesario dividir el tramo de control.

• Principio De Continuidad: Todo sistema requiere revisiones periódicas para su buen funcionamiento.

• Principio De Flexibilidad: Los sistemas administrativos requieren de cierta flexibilidad para que puedan cumplir con sus objetivos.

Objetivos de los Sistemas:

Toda organización pretende alcanzar objetivos.

Un objetivo organizacional es una situación deseada que la empresa intenta lograr, es una imagen que la organización pretende para el futuro. Al alcanzar el objetivo, la imagen deja de ser ideal y se convierte en real y actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser deseado y se busca otro para ser alcanzado.

Sobre los objetivos generales de una empresa:

• Consolidación del patrimonio.
• Mejoramiento de la tecnología de punta.
• Crecimiento sostenido.
• Reducción de la cartera en mora.
• Integración con los socios y la sociedad.
• Capacitación y mejoramiento del personal.
• Claridad en los conceptos de cuáles son las áreas que componen la empresa.
• Una solución integral que habrá así el camino hacia la excelencia.
• La fácil accesibilidad en la compra del producto.
• Liberar a los ejecutivos de la toma de decisiones rutinarias.
• Aumentar la productividad de la fuerza de trabajo.
• Reducir errores con el establecimiento de controles.
• Aumentar el valor de la información al hacerla más significativa, oportuna y exacta.
• Reducir los costos del proceso.
• Reducir necesidades de espacio.
• Utilizar más efectivamente los recursos humanos.

Principios

Creadores:

Francisco Seijas

Dalinda Concepción

Estudiantes de Ingeniería de Sistemas

Instituto Universitario Politécnico Santiago Mariño. Ext. Maracay